Sekretarka AI: warsztat samochodowy bez nieodebranych
Jesteś w kanale, ręce masz w smarze, a auto na podnośniku wymaga skupienia. W tym momencie telefon w kieszeni zaczyna wibrować po raz trzeci w ciągu ostatniej godziny. Wiesz, że to kolejny klient, który chce zapytać o termin wymiany rozrządu albo wycenę naprawy zawieszenia. Jeśli nie odbierzesz, zadzwoni do konkurencji z sąsiedniej ulicy. Jeśli odbierzesz, musisz wycierać ręce, odkładać klucz i tracić czas na rozmowę, która i tak skończy się pytaniem: „a kiedy pan ma wolny termin?”. Taka sekretarka AI w warsztat samochodowy to temat, który wraca coraz częściej, bo nikt nie lubi tracić pieniędzy przez to, że akurat był zajęty obsługą innego auta.
Ile kosztują Cię nieodebrane telefony?
Zróbmy szybki rachunek na kartce. Załóżmy, że w ciągu tygodnia tracisz średnio 5 połączeń, bo jesteś pod maską albo na jeździe próbnej. To 20 połączeń miesięcznie. Jeśli co czwarty dzwoniący klient faktycznie chciałby zostawić auto na naprawę, tracisz 5 zleceń w miesiącu. Przyjmijmy, że średni zarobek na jednej usłudze, po odliczeniu części, to 400 złotych. Wychodzi 2000 złotych czystego zysku miesięcznie, który odpływa do warsztatu obok tylko dlatego, że nikt nie podniósł słuchawki.
To nie jest tylko kwestia pieniędzy. To kwestia spokoju. Kiedy telefon dzwoni non stop, Twoja praca staje się nerwowa. Zamiast skupić się na diagnozie usterki, zastanawiasz się, kto dzwoni i czy to znowu ten klient, który czeka na auto. Często po godzinach pracy musisz oddzwaniać do wszystkich, którzy próbowali się dodzwonić w ciągu dnia. Zamiast odpoczywać, spędzasz wieczór z telefonem przy uchu, próbując ustalić terminy na przyszły tydzień.
Co ludzie próbują robić zamiast automatyzacji?
Większość mechaników próbuje radzić sobie na własną rękę. Część zatrudnia kogoś na pół etatu do odbierania telefonów. To kosztuje co najmniej pensję minimalną, składki i miejsce w biurze, którego często po prostu nie ma. Jeśli warsztat jest mały, osoba w biurze często nie ma pojęcia o mechanice, więc i tak musi przełączać rozmowę do Ciebie. Zysk z takiej pomocy jest dyskusyjny, bo koszty stałe rosną, a Twoja praca w warsztacie wciąż wymaga Twojej obecności przy telefonie.
Inni próbują korzystać z poczty głosowej. „Proszę zostawić wiadomość, oddzwonię”. Ilu klientów zostawia wiadomość? Zazwyczaj niewielu. Większość po usłyszeniu sygnału po prostu się rozłącza i wybiera numer do kogoś, kto odbierze od razu. Poczta głosowa w branży usługowej to często sygnał dla klienta, że jesteś niedostępny i nie zależy Ci na nowym zleceniu. To najprostsza droga do utraty klienta, który szuka pomocy „na już”.
Kolejnym rozwiązaniem jest przekierowanie na żonę lub partnerkę. To często działa przez jakiś czas, ale każdy ma swoje życie. Nikt nie chce być sekretarką na pełny etat przy okazji własnych zajęć. W końcu zaczynają się pretensje o to, że telefon dzwoni w trakcie obiadu czy wyjazdu na zakupy. To nie jest zdrowe podejście na dłuższą metę, bo prowadzi do konfliktów w domu i braku czasu na prawdziwy odpoczynek po ciężkim dniu w warsztacie.
Jak Ania przejmuje telefony w warsztacie?
Tutaj wchodzi Ania. To po prostu sekretarka, która nigdy nie śpi, nie potrzebuje przerwy na kawę i nie irytuje się, gdy telefon dzwoni dziesiąty raz w ciągu godziny. Ania odbiera połączenia od Twoich klientów, gdy Ty zajmujesz się naprawami. Nie musi być w warsztacie, bo działa w chmurze i jest połączona z Twoim Kalendarzem Google.
Kiedy klient dzwoni, Ania odbiera i rozmawia z nim tak, jak zrobiłaby to recepcjonistka. Jeśli klient chce umówić wizytę, Ania sprawdza Twój kalendarz i proponuje wolne terminy, które sam wcześniej wyznaczyłeś. Po ustaleniu godziny, sama wpisuje spotkanie do Kalendarza Google. Ty widzisz to w telefonie w każdej chwili – wiesz, jakie auto i na którą godzinę przyjedzie.
Ania obsługuje też maile i wiadomości przychodzące. Jeśli ktoś napisze z zapytaniem o wymianę oleju, Ania odpisze mu, korzystając z bazy wiedzy, którą dla niej przygotujesz. W tej bazie możesz zawrzeć informacje o tym, jakie auta obsługujesz, w jakich godzinach pracujesz i jak wygląda proces umawiania wizyty. Dzięki temu klient dostaje odpowiedź od razu, a nie po trzech dniach, gdy w końcu znajdziesz chwilę, żeby zajrzeć do skrzynki odbiorczej.
Ania nie udaje człowieka, po prostu sprawnie załatwia sprawę. Odbiera, rozmawia, umawia termin i zapisuje go w Twoim kalendarzu. Ty w tym czasie możesz spokojnie dokręcać śruby, mając pewność, że żaden klient nie został odprawiony z kwitkiem. Wieczorem sprawdzasz tylko kalendarz i wiesz dokładnie, co Cię czeka następnego dnia rano.
To narzędzie, które ma za zadanie zdjąć z Ciebie ciężar pilnowania telefonu. Nie zastąpi Twoich rąk przy aucie, ale sprawi, że nie będziesz musiał przerywać pracy, żeby umawiać terminy. Jeśli chcesz, żeby Twój warsztat działał jak w zegarku, warto sprawdzić, jak to rozwiązanie odciąży Twój grafik.